Nel precedente articolo “Dematerializzazione delle fatture energetiche aziendali: cos’è e quali vantaggi ha“, abbiamo parlato della dematerializzazione delle bollette: una delle procedure più caratteristiche dell’era di transizione dal cartaceo al digitale.
Tuttavia, complice il fatto che la dematerializzazione è uno dei cambiamenti introdotti dalla rivoluzione digitale, le parole “dematerializzazione” e “digitalizzazione” vengono usate spesso impropriamente. La domanda a cui vogliamo rispondere oggi è “quando si può parlare di documento dematerializzato e quando, invece, si può parlare di documento digitalizzato?”
Scopriamolo!
La dematerializzazione è un procedimento attraverso il quale un documento, inizialmente cartaceo, viene convertito in un documento digitale.
La procedura di dematerializzazione avviene per mezzo di strumenti di acquisizione di immagini (generalmente scanner), in grado di riportare il documento in un file, solitamente in formato .png, .jpeg o .pdf.
Attraverso una corretta procedura di dematerializzazione, il documento originale cartaceo viene scartato (è il termine tecnico per indicare la sua eliminazione/distruzione) e il documento digitale ottenuto dalla conversione acquisisce valore giuridico e probatorio.
La dematerializzazione, quindi, non genera una semplice copia dei documenti cartacei, ma ne crea una sostituzione digitale.
Tuttavia, affinché i documenti convertiti siano considerati validi, la dematerializzazione deve avere seguire un iter preciso.
La digitalizzazione, invece, non consiste in alcuna procedura di trasformazione: il documento viene già prodotto ed emesso in formato digitale. Il documento “originale”, quindi, nasce già virtualmente e non è soggetto a tutti i dettami procedurali della dematerializzazione.
Un esempio recente di digitalizzazione è la fattura elettronica, adottata da tutte le aziende a partire dal 1 gennaio 2019.
La dematerializzazione e la digitalizzazione delle bollette offrono un ampio ventaglio di opportunità in termini di risparmio di tempo e di denaro.
Parliamo di risparmio perché, grazie a un sondaggio condotto tra i nostri clienti, abbiamo rilevato che con la nostra piattaforma di energy management:
- Si risparmiano 10 minuti a fattura
- Si rilevano le fatture errate, che corrispondono al 10% delle fatture totali
- Si rilevano gli errori sull’imponibile di spesa, che sono intorno al 2-3%.
I file digitali – che si tratti di bollette dematerializzate o digitalizzate – vengono estratti e analizzati dalle piattaforme di Utility Bill Management in modo del tutto automatico.
Gli applicativi di Utility Bill Management sono configurati per verificare l’esattezza delle bollette e dividere le varie voci di spesa, offrendo un report chiaro all’azienda.
Riassumendone i vantaggi, possiamo affermare che gli applicativi per l’Utility Bill Management:
- Riducono le tempistiche di lettura delle bollette e di controllo dell’esattezza delle condizioni di servizio
- Esportano e aggregano determinate voci delle bollette di acqua, luce e gas in file .xls facilmente consultabili
- Raggruppano i consumi e i costi di ogni sito aziendale
Si evince, quindi, che la differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione e i loro vantaggi, nel caso delle bollette per le forniture energetiche, è una pura questione di forma.
Con i sistemi di gestione delle forniture energetiche, oggi, è possibile avere una lettura automatica e la segnalazione degli errori sia delle bollette dematerializzate, sia delle bollette digitalizzate.
