La rivoluzione digitale sta portando grandi trasformazioni positive all’interno delle aziende ma, per poterla apprezzare e per sfruttarne al meglio i diversi vantaggi, è necessario comprenderne tutte le potenzialità. In questo articolo, vogliamo parlare di una delle conseguenze della trasformazione digitale: la dematerializzazione dei documenti e, nello specifico, delle bollette per la fornitura energetica.
L’obiettivo della rivoluzione digitale è la progressiva ottimizzazione di tutti i processi, da quelli produttivi a quelli burocratici; agisce, quindi, nell’ottica della semplificazione, dell’economicizzazione, della standardizzazione, dell’aumento della produttività, della trasparenza e della riduzione dell’errore.
Mantenere la propria azienda “al passo con i tempi” è sicuramente impegnativo, ma si tratta di un impegno che verrà ampiamente ripagato nel tempo, anche in termini economici. Oggi ti spiegheremo cosa si intende con l’espressione dematerializzazione delle fatture energetiche (dette anche utility bills), a cosa serve dematerializzare le fatture e perché sarebbe conveniente per la tua attività.
Il termine “dematerializzazione” indica la procedura di conversione di un documento cartaceo in un documento digitale che:
- ne mantiene il valore giuridico, archivistico e probatorio
- riporta tutti gli elementi del contesto archivistico di riferimento (dev’essere, quindi, archiviato nel sistema informatico inserendone tutti i metadati necessari per la sua classificazione)
- consente di scartare (cioè, di eliminare) il documento originale cartaceo del quale si è prodotta una copia.
La dematerializzazione, quindi, è una procedura che porta alla conservazione sostitutiva digitale di un documento dotato di valore giuridico.
Uno dei vantaggi della dematerializzazione delle bollette per la fornitura di acqua, luce e gas è quello di facilitare l’archiviazione, la lettura e successive consultazioni delle bollette.
Uno dei paradossi dell’era del digitale, infatti, è che assistiamo ancora a un utilizzo smisurato di materiale cartaceo. Gli uffici delle aziende sono colmi di raccoglitori di documenti accumulati nei mesi e negli anni, che il personale deve mantenere ordinati e aggiornati. La semplice consultazione di un documento archiviato richiede un impiego di tempo considerevole, senza contare il rischio umano di errore nell’archiviazione o di smarrimento di un fascicolo.
Dematerializzare le bollette significa avere un archivio online, sicuro, aggiornato e consultabile in qualsiasi momento, senza perdite di tempo.
Per le aziende, il vantaggio economico dato dalla dematerializzazione delle bollette delle forniture energetiche è duplice:
- Si evitano sprechi di tempo ed interruzioni del lavoro da parte del personale che dovrebbe stampare, leggere, controllare ed archiviare ogni singolo documento
- Attraverso dei software di gestione dedicati, si possono monitorare in modo veloce ed intuitivo i consumi di ogni sito dell’azienda e rilevare eventuali inefficienze energetiche ed errori nel calcolo dei consumi.
Il secondo punto, in particolare, è reso possibile solo dall’uso della tecnologia, che permette l’inserimento nel software di analisi di tutte le fatture energetiche. Solitamente, le aziende effettuano un controllo laborioso delle fatture (ad esempio inserendo manualmente i dati in un foglio di calcolo Excel) o un controllo a campione (che non permette un controllo a tappeto di tutte le fatture). Il risultato è che si perde molto tempo, c’è il rischio di errori manuali e c’è il rischio di non rilevare le fatture errate. La soluzione è un software che permetta di digitalizzare, controllare le fatture e rilevare gli errori.
Soprattutto per le aziende multisito, che ricevono migliaia di bollette al mese, la digitalizzazione risulta fondamentale per analizzare facilmente costi e consumi di energia per ogni singolo sito e generare saving dal controllo puntuale della fatturazione. Se hai bisogno di maggiori informazioni o di una demo, non esitare a contattarci.
